Je zoekt naar de technische documentatie van een specifiek onderdeel van een installatie, maar je weet niet precies wáár je moet zoeken. Het kan ergens op de server staan. Misschien is er een link aanwezig in het onderhoudsbeheersysteem of ERP-systeem (enterprise resource planning). Al zou het ook nog gewoon ergens in een map in de kast kunnen staan. Herken je dit? Niet erg prettig, zeker in situaties als er net een audit wordt gehouden of een spoedreparatie uitgevoerd moet worden. Slim en gestructureerd documentbeheer is de oplossing.

Omzetten van bestanden

Met het documentbeheer regel je simpel gezegd eenduidigheid in het overzicht van “informatiedragers”. Waar staat wat?, wie kan waarbij?, wie kan wat maken of wijzigen?, hoe wordt een document opgeslagen?, typische vragen die binnen documentbeheer naar voren komen. Ivy Global kan je hierbij helpen. Bijvoorbeeld door de juiste structuur aan te brengen en te werken met metadata. We inventariseren jouw behoeftes en als dat nodig is zetten we de juiste mensen bij elkaar voor een brainstorm. Immers documentbeheer is iets wat je gehele organisatie aangaat.

1. Plan opstellen

  • Welke documenten ga je opslaan?
  • Welke metadata wil je hebben?
  • Wie hebben er toegang?

2. Verwerken & structureren

  • Verzamelen van alle documenten. Evt. scannen van hardcopy files of opvragen bij leverancier
  • Verzamelen van metadata en op de juiste plek centraal opslaan

3. Op orde houden

  • Inzet van Ivy studenten als document controller
  • Op één plek uitgeven van tekeningen
  • Document Management Systeem (Meridian, Sharepoint, etc.)

Onze projectmedewerkers hebben een technische achtergrond, terwijl de jonge generatie studenten een van nature een behoorlijke bagage IT-kennis meebrengt. Met name als het gaat om slimmigheden om snel een grote hoeveelheid data (automatisch) over te zetten. We hebben uitgebreide ervaring met het digitaliseren van informatie, maar ook met het omzetten van bestaande bestanden die niet doorzoekbaar zijn (zowel PDF als AutoCAD). We zorgen dat het documentbeheer goed aansluit bij de processen en de workflow van jouw bedrijf.

Een belangrijk onderdeel dat we daarbij zeker niet vergeten is de overdracht en borging van kennis. We zorgen ervoor dat afspraken met betrekking tot documentbeheer worden vastgelegd en verzorgen een training/instructie voor gebruikers en beheerders als het gaat om jullie documentmanagementsysteem. Of dit nu een systeem is als Sharepoint, Google Drive omgeving of enkel een verkenner met mappen, wij helpen om de eenduidigheid in het overzicht te krijgen bij jullie medewerkers.

Waarom je voor documentbeheer bij ons moet zijn

Als digital natives zijn onze studenten handig met IT systemen en data
We hebben al een hoop slimmigheidjes bedacht om met grote hoeveelheden documenten om te gaan. Dit bespaart jou nú tijd.
We zijn flexibel inzetbaar om je documentbeheer op orde te houden

Wat levert goed documentbeheer op?

Met een goed documentbeheer zorg je ervoor dat alle bestanden gecentraliseerd en geordend zijn. Dat vergemakkelijkt het versiebeheer binnen het bedrijf. Je voorkomt dat er van documenten en certificaten meerdere versies in omloop raken. Dit alles is bevorderlijk voor duidelijke en goede communicatie. Niet alleen binnen jouw bedrijf, maar ook als externen langskomen. Bij een audit kom je door goed documentbeheer direct een stuk professioneler over. Gebrekkig documentbeheer kost productiviteit, irritatie en veel tijd (en dus ook veel geld).

Neem contact met ons op

Laat ons bij jouw bedrijf het documentbeheer op orde brengen. Heb je interesse of zit je met een andere vraag over wat wij voor je kunnen betekenen op het gebied van documentbeheer? Neem dan contact met ons op. Ook voor vragen over andere diensten kun je altijd bij ons terecht.

Stuur Erik een berichtje

Vragen? Stel ze!

Wij bijten niet

Vragen over een vacature, project, Ivy Global of onze legendarische borrels? Erik kan je verder helpen.

Erik de Jong achter een laptop
Erik de Jong
Externe Zaken